Estudo de caso

Registrador do Condado de Los Angeles

Gravador do Condado de LA

Os resultados são, o maior condado do país revoluciona a votação com a ajuda de Cherwell

  • Mais de 3,000 transações de cadeia de custódia
  • Tempo para realizar a cadeia de custódia reduzido de horas para minutos
  • 80,000 dispositivos de votação rastreados

Histórico da Organização

Com quase 10 milhões de residentes espalhados por 4,084 milhas quadradas, o condado de Los Angeles na Califórnia tem a maior população de qualquer condado do país. O Los Angeles County Registrar-Recorder / County Clerk (RR / CC) tem a tarefa de garantir que os 5.3 milhões de eleitores do condado tenham acesso fácil e equitativo à votação. Durante décadas, o condado de Los Angeles dependeu da tecnologia de votação manual originada na década de 1960. Faltou flexibilidade e não foi igualmente acessível a todos os eleitores do condado de LA. Todo o sistema de votação foi substituído e agora é conhecido como Voting Solutions for All People (VSAP).

A experiência do eleitor estava no centro do design do VSAP. Tinha que ser conveniente e acessível, com opções de voto expandidas. Com o VSAP, os eleitores não estão mais vinculados a um distrito específico, eles podem votar em qualquer lugar do condado, uma dádiva para os angelinos que lutam contra o infame tráfego de LA todos os dias. As eleições agora são realizadas por 11 dias, em vez do tradicional dia, e os materiais eleitorais são oferecidos em 13 idiomas.

Uma solução digital em um cronograma apertado

O VSAP foi usado pela primeira vez durante as eleições presidenciais primárias de 2020, uma mudança monumental de um processo estritamente baseado em papel para uma experiência eletrônica. Um dos maiores desafios nessa transição foi rastrear os 80,000 dispositivos relacionados à votação distribuídos em milhares de locais de votação. O equipamento precisava ser contabilizado ao sair do depósito, rastreado ao longo do ciclo de eleição de 11 dias e, em seguida, registrado no check-in ao final do processo.

Ao projetar e implementar o VSAP, ficou muito claro o quão limitada é a indústria de tecnologia eleitoral, com apenas um punhado de participantes-chave. Além disso, o ambiente regulatório nos Estados Unidos tem um efeito inibidor sobre a inovação do sistema de votação. Isso significava que o RR / CC do condado de Los Angeles precisava construir seu próprio sistema do zero, incluindo uma plataforma para rastrear todos os dispositivos de votação em campo.

A RR / CC do condado de Los Angeles decidiu testar um processo de cadeia de custódia em papel em uma eleição simulada, e eles ficaram felizes porque os resultados foram menos do que ideais. Em um grande local de votação, pode haver até 100 dispositivos. Realizar a cadeia de custódia baseada em papel nesses dispositivos uma vez por dia levava até duas horas. A cadeia de custódia precisava acontecer três vezes por dia, o que significa que em alguns locais o processo levava seis horas. E esse processo gerou uma enorme quantidade de papelada para revisar, auditar e armazenar.

Por meio desse piloto, ficou claro que uma cadeia de custódia digital era uma necessidade. O processo em papel não era apenas complicado, mas não fornecia rastreamento e transparência em tempo real. E assim a contagem regressiva começou, a equipe RR / CC do condado de Los Angeles teve apenas seis meses para projetar, testar e implementar um processo digital a tempo para as eleições presidenciais primárias de 2020.

"Usamos o Cherwell no passado para gerenciamento de ativos, estamos familiarizados com sua plataforma sem código. Sabíamos que poderíamos personalizá-la facilmente para acomodar nossas necessidades únicas." - Abigail Calderon, analista de sistema do Los Angeles County RR / CC

Um sistema de votação seguro e simplificado

Não havia soluções de cadeia de custódia digital prontamente disponíveis no mercado, então Los Angeles County RR / CC recorreu ao parceiro de longa data Cherwell. O Cherwell Service Management (CSM) permitiu o rastreamento em tempo real de todos os principais ativos, incluindo carrinhos inteligentes, livros de votação eletrônicos, dispositivos de marcação de votos, roteadores e backups de energia UPS. O sistema foi implementado em tempo recorde para apoiar as eleições de março de 2020 e funcionou perfeitamente. O feedback dos usuários - trabalhadores eleitorais, técnicos de serviço de campo e trabalhadores do depósito - foi positivo em todos os setores.

LA County

O rastreamento dos dispositivos de votação por meio de uma plataforma digital foi ainda mais crucial em uma eleição que foi ampliada para 11 dias. No total, o sistema administrou mais de 3,000 transações de cadeia de custódia durante o período eleitoral. E as duas horas que levaram na eleição simulada para realizar a cadeia de custódia foram reduzidas para 20-30 minutos, permitindo que a equipe se concentrasse em fazer os votos em vez de rastrear os ativos.

A segurança era, obviamente, primordial no planejamento e execução do VSAP. O RR / CC do Condado de Los Angeles se orgulha de não apenas atender, mas superar todos os padrões regulatórios de segurança. A cadeia de custódia digital permitiu a total responsabilidade dos locais dos dispositivos e capturou automaticamente quaisquer instâncias de suspeita de adulteração. Se os códigos de barras e os selos não coincidissem, o sistema era automatizado para encaminhar imediatamente o problema aos especialistas em segurança, criando um incidente de segurança a ser investigado.

"Temos que saber onde nossos ativos estão o tempo todo, quem os tocou, se seus lacres de segurança e zip lacres estão intactos e se eles são rastreados para fins históricos e de auditoria. Portanto, uma solução abrangente de gerenciamento de ativos é um componente chave de programa de segurança, e eu acho que Cherwell se encaixa perfeitamente em nossa filosofia de segurança. Na verdade, Cherwell nos ajudou a levar esses princípios de segurança para o próximo nível. " - Aman Bhullar, CIO do Los Angeles County RR / CC

Futuro

A RR / CC do Condado de Los Angeles está comprometida com a melhoria contínua e planeja acréscimos de gerenciamento de serviço à sua solução de cadeia de custódia digital em uma implementação da Fase 2. Isso inclui configuração interna e atribuição de solicitações de serviço, a expansão de incidentes para incluir operações de TI e Eleições e fornecedores terceirizados, e a adição de solicitações de garantia e eventos especiais.

Impacto nos negócios

  • Uma solução de cadeia de custódia digital abrangente lançada em tempo recorde
  • Experiência eletrônica acessível para 5.3 milhões de eleitores do Condado de LA
  • Processo eleitoral simplificado que permite que os trabalhadores se concentrem nos eleitores, não nos ativos
  • Segurança automatizada da cadeia de custódia
prancheta

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