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O que é gerenciamento de portfólio de projetos?

Escrito por junho em 12, 2018

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Um relatório publicado pela pesquisa do Gartner descobriu que os projetos de TI implantados na América do Norte geram até 30% de resíduos, um valor que chega a centenas de bilhões de dólares anualmente. Embora existam muitos mecanismos que geram desperdício nos projetos, as organizações também podem desperdiçar recursos financiando os projetos errados - aqueles com baixos benefícios, altos riscos e cujos resultados têm efeitos insignificantes sobre os objetivos estratégicos da organização.

Para ajudar a reduzir o desperdício, as organizações estão adotando gerenciamento de portfólio de projetos (PPM), uma abordagem estratégica para gerenciamento de projetos e recursos no nível empresarial. O PPM permite que as organizações analisem as solicitações de projetos atuais e futuras, identifiquem os projetos que melhor atendem aos seus objetivos estratégicos, implantem ativos de maneira eficiente e aloquem recursos para os principais projetos e aumentem a visibilidade entre projetos dentro da organização.

Este artigo é um ótimo ponto de partida para aprender sobre PPM - você aprenderá o que é PPM, como ele beneficia as organizações que o utilizam, como ele se ajusta ao seu paradigma existente para gerenciamento de projetos e como começar.

Projetos, programas e portfólios - montados juntos

Uma compreensão do PPM eficaz começa com uma análise de como o gerenciamento de projetos funciona no nível organizacional. Projetos, programas e portfólios formam uma hierarquia organizacional de iniciativas em uma organização - vamos examinar cada item individualmente e desenvolver uma definição do que está incluído.

No ambiente de negócios atual, as implantações de TI são normalmente orientadas a projetos e giram em torno da implantação bem-sucedida de serviços, iniciativas ou produtos específicos que atendem a uma necessidade comercial. Os gerentes de projeto são responsáveis ​​por esclarecer os objetivos de um projeto, dividindo o projeto em fluxos de trabalho e atribuindo trabalho às suas equipes, planejando e rastreando cronogramas e marcos do projeto, monitorando o perfil de risco do projeto, gerenciando relacionamentos interpessoais e conflitos e garantindo que o o projeto satisfaz seus objetivos financeiros, de prazo e de negócios.

Um programa é um grupo de projetos relacionados que trabalham juntos para cumprir o mesmo objetivo estratégico ou benefício comercial. Os gerentes de programa normalmente são responsáveis ​​por vários projetos ao mesmo tempo, mas de uma perspectiva de nível superior. Eles podem gastar menos tempo garantindo o sucesso de cada projeto individual e mais tempo garantindo que os objetivos estratégicos gerais do negócio sejam alcançados pela soma dos resultados de todos os projetos do programa. Os gerentes de programa podem supervisionar um grupo de gerentes de projeto atribuídos aos projetos específicos que controlam.

No topo da hierarquia estão os portfólios. Um portfólio contém vários programas, geralmente cada um com seu próprio gerente de programa e cada um contendo vários projetos que podem ter gerentes de projeto atribuídos a eles. O gerenciamento do portfólio de projetos pode ser feito por uma pessoa ou por um Project Management Office (PMO), todo um departamento cujo objetivo é identificar e alocar recursos para os projetos e programas que melhor atendem aos objetivos estratégicos da organização.

Continue lendo para aprender sobre as principais tarefas que tornam o PPM eficaz para as organizações.

PPMs avaliam benefícios, riscos e custos para priorizar projetos

Para alocar recursos de maneira eficaz, os PPMs usam conhecimento, tecnologia e métodos especializados para determinar a viabilidade, eficiência e impacto de projetos em potencial e projetos no portfólio atual. Os gerentes de portfólio de projetos olham para os projetos e fazem as seguintes perguntas:

  • Como a conclusão bem-sucedida deste projeto beneficiará a organização?
  • Como a conclusão bem-sucedida deste projeto avançará os objetivos de negócios da organização?
  • Como a conclusão bem-sucedida deste projeto beneficiará outros grupos que trabalham em outros projetos na organização?
  • Quais riscos estão associados ao projeto?
  • Quais ativos devem ser implantados para garantir a conclusão bem-sucedida deste projeto?
  • Quanto custará o projeto?

Essas ideias capturam as perguntas gerais associadas a uma análise de PPM bem-sucedida de um projeto, mas a análise pode ser muito mais detalhada quando os objetivos organizacionais são claramente definidos, o que leva a um conjunto comum de critérios ponderados para avaliar a viabilidade e o impacto dos projetos.

Por meio dessas avaliações, as organizações podem priorizar os projetos que fornecem o maior benefício e evitar projetos de alto risco, muito caros ou que não se alinham aos objetivos da empresa quando concluídos.

PPM facilita a visibilidade entre projetos para executivos

Uma grande dificuldade para grandes organizações é a falta de visibilidade entre as equipes de projeto. Gerentes de alto nível não conseguem alocar recursos de forma eficiente na forma de capital humano ou físico sem informações específicas sobre as necessidades de cada departamento. As soluções PPM fornecem painéis intuitivos onde os executivos podem acompanhar o progresso do projeto em toda a organização em tempo real.

A visibilidade aprimorada do projeto permite um melhor monitoramento do projeto em toda a organização e pode ajudar os gerentes a lidar com possíveis fontes de atrasos antes que se transformem em falhas críticas.

A visibilidade entre projetos é crucial para a alocação eficaz de recursos pelo PMO e pelos próprios gerentes. Quando os executivos de PMO não têm visibilidade dos projetos em andamento em uma organização, eles geralmente atribuem muitos projetos de baixo impacto a equipes que já têm muitos projetos. Esse é especialmente o caso quando não há uma estrutura acessível para avaliar o impacto e a viabilidade dos projetos e determinar quais recursos estão disponíveis para concluí-los.

Implementar muitos projetos sem importância leva a uma situação em que os membros da equipe estão sobrecarregados e sobrecarregados - eles estão envolvidos em muitos projetos que não importam e sem prioridades claras que se alinhem com os objetivos organizacionais, seu sucesso e o sucesso da empresa , é essencialmente deixado ao acaso. O software PPM ajuda a garantir que os recursos organizacionais sejam alocados de forma eficiente para projetos que tenham um impacto real.

PPM impulsiona o crescimento dos negócios gerenciando a demanda do projeto

Quando os gerentes de projeto ou de programa são solicitados a implementar projetos sem a contribuição de um PPM, o impulso para o sucesso que existe entre os departamentos de uma organização pode às vezes se tornar seu pior inimigo. Sem a visibilidade adequada entre os projetos, é impossível para os gerentes em departamentos separados contextualizar o impacto organizacional de suas cargas de projeto separadas.

Como resultado, os objetivos organizacionais são colocados de lado e esquecidos, e a empresa fica atolada com muitos gerentes trabalhando em prol das metas de seus departamentos, mas não de forma eficiente e em uníssono com outros grupos. O PPM deve conduzir a colaboração entre grupos, unificando a organização sob um conjunto de objetivos estratégicos claramente definidos e coordenando a alocação de recursos entre os projetos para melhor atingir esses objetivos.

Com um sistema PPM totalmente implementado, os líderes de departamento e gerentes de programa que desejam realizar novos projetos ou recrutar novos recursos para sua equipe podem enviar suas solicitações de projeto ao escritório do PMO para revisão. Isso garante que todas as novas iniciativas que a organização escolher financiar foram avaliadas adequadamente quanto aos seus riscos e benefícios e podem ser rejeitadas ou aprovadas e priorizadas de forma adequada.

O PPM abre a porta para que as organizações aceitem mais propostas de projetos de seus gerentes líderes, priorizem as melhores ideias e avancem com projetos que tenham o maior impacto possível.

Conclusão

Basicamente, o gerenciamento de portfólio de projetos envolve a distribuição eficiente de recursos entre departamentos, programas e projetos de uma forma que melhor atenda aos objetivos estratégicos gerais da organização. Gerentes de portfólio eficazes usam um scorecard balanceado para avaliar os riscos, benefícios e custos dos projetos e, em seguida, atribuem recursos aos projetos que prometem oferecer o maior benefício geral à organização. O PPM também é uma metodologia de rastreamento usada para medir o andamento dos projetos, evitando atrasos e evitando erros no caminho para a entrega do projeto.

Em última análise, o PPM trata da produção de melhores resultados de projeto. 

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